Für Mandanten
Steuerliche Änderungen für Kleinunternehmer ab 2025
Wichtige Informationen für Kleinunternehmer. Umfang und Zeitpunkt der Auswirkungen auf Ihr individuelles Unternehmen hängen von verschiedenen Faktoren ab.
Inhalt
1 Reform der Kleinunternehmerregelung
Mit dem Jahressteuergesetz 2024 sind zum 1. Januar 2025 wichtige Neuerungen in Kraft getreten, die vor allem für Kleinunternehmer relevant, aber auch für Unternehmen wichtig sind, die Rechnungen von Kleinunternehmern empfangen. Dieser Informationsbrief soll Ihnen einen Überblick über die wesentlichen Änderungen bieten, damit Sie bestmöglich vorbereitet sind und eventuelle Anpassungen rechtzeitig vornehmen können.
Reform der Kleinunternehmerregelung
Das neue Gesetz bringt eine bedeutende Reform der Kleinunternehmerregelung mit sich. Diese Änderungen betreffen sowohl inländische Kleinunternehmer als auch die Einführung einer „europäischen Kleinunternehmerregelung“.
1.1. Die neue EU-Kleinunternehmerregelung
Für Unternehmer, die auch in anderen EU-Staaten tätig sind, gibt es 2025 die Möglichkeit, eine Steuerbefreiung als „EU-Kleinunternehmer“ in Anspruch zu nehmen. Dafür gelten die folgenden Voraussetzungen:
Anmeldung: Unternehmer müssen sich über das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) anmelden und erhalten eine spezielle EU-Kleinunternehmer-Identifikationsnummer.
Umsatzgrenze: Der Jahresumsatz darf im Vorjahr und im laufenden Jahr 100.000 EUR nicht überschreiten.
Mitgliedsstaat: Der Unternehmer darf in keinem anderen EU-Staat als Steuerzahler registriert sein.
Diese Neuregelung ist vor allem für Unternehmer interessant, die Leistungen in anderen Staaten der EU erbringen. Die Leistungen können bei Anwendung der „europäischen Kleinunternehmerregelung“ dort netto angeboten werden; so verschaffen Sie sich einen echten Wettbewerbsvorteil.
Zu beachten ist allerdings, dass bei Überschreiten der Umsatzgrenze von 100.000 EUR im jeweiligen Kalenderjahr die Steuerbefreiung sofort entfällt.
Hinweis: Sie können in Deutschland „normaler“ Unternehmer sein und trotzdem EU-weit Kleinunternehmer, also die „EU-Kleinunternehmerregelung“ parallel zur Regelbesteuerung in Deutschland in Anspruch nehmen.
1.2. Änderungen bei der inländischen Kleinunternehmerregelung
Die inländische Umsatzgrenze für Kleinunternehmer wurde angehoben:
Im Vorjahr darf der Umsatz 25.000 EUR nicht überschritten haben.
Im laufenden Jahr liegt die Grenze nun bei 100.000 EUR.
Wichtig: Eine Umsatzprognose für das laufende Jahr ist nicht mehr notwendig. Denn sobald der Umsatz 100.000 EUR (netto) im laufenden Jahr überschreitet, entfällt die Kleinunternehmerregelung für den die Grenze überschreitenden „restlichen“ Jahresumsatz.
1.3. Rechnungsstellung und Steuerbefreiung
Kleinunternehmer müssen 2025 in ihren Rechnungen den Hinweis auf die Steuerbefreiung angeben. Die genaue Formulierung lautet: „Steuerbefreit gemäß § 19 UStG“. Fehlt dieser Hinweis, kann die Steuerbefreiung verwehrt werden.
Pflicht zur Mitteilung der im Unternehmen genutzten Kassen und anderen
elektronischen Aufzeichnungssystemen an die Finanzverwaltung
Seit dem 01.01.2025 sind alle Steuerbürger, die elektronische Aufzeichnungssysteme i. S. d. § 146a Abgabenordnung besitzen, zur Meldung ihrer Systeme bei der Finanzverwaltung
verpflichtet (§ 146a Abs. 4 Abgabenordnung).
Diese Meldepflicht gilt auch dann, wenn das System nur einsatzbereit vorgehalten, aber nicht tatsächlich genutzt wird.
Unter die Regelung fallen insbesondere
- elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen,
- Kassenmodule innerhalb komplexer Software-Systeme, z. B. Praxis- oder Hotel-Software,
- Taxameter und Wegstreckenzähler.
Die Meldungen müssen grundsätzlich bis spätestens 31.07.2025 erfolgt sein.
Allerdings existieren zahlreiche Sonderregelungen.
Näheres bestimmt ein BMF-Schreiben vom 28.06.2024, das Sie über den nebenstehenden QR-Code auf der Homepage des Bundesfinanzministeriums abrufen können.
Die Mitteilung an das zuständige Finanzamt hat elektronisch über das Programm „Mein ELSTER“ oder über kompatible eigene oder Drittanbieter- Software über die entsprechende Schnittstelle ELSTER Rich Client (ERiC) zu erfolgen. Eine wirksame Erfüllung der Mitteilungspflicht nach § 146a Abs. 4 AO ist grundsätzlich nur auf diesem Weg möglich.
Bitte beachten Sie, dass für jede Betriebsstätte eine eigene Meldung abgegeben werden muss.
Einige Kassen-/IT-Dienstleister verfügen bereits oder entwickeln derzeit Tools zur vereinfachten Übertragung der erforderlichen Daten an die Finanzverwaltung, z. B. durch Zurverfügungstellung einer XML-Datei oder Nutzung der EriC-Schnittstelle.
Bitte informieren Sie sich auch dort über die angebotenen Möglichkeiten. In jedem Fall erfordern die Meldungen an die Finanzverwaltung eine Vielzahl von Angaben und Ihre Mithilfe.
Mit dem Muster-Datenblatt Meldeverfahren § 146a (PDF) erhalten Sie deshalb zunächst die Gelegenheit, die erforderlichen Informationen in den kommenden Wochen zusammenzutragen, um die Meldung(en) Ihrer Betriebsstätte(n) entsprechend vorzubereiten.
Zu Ihrer Unterstützung dürfen wir auf die ebenfalls beigefügten Anlagen BSI-Zertifikate und Herkunft meldepflichtiger Daten (PDF) hinweisen.
Sprechen Sie uns in den nächsten Wochen gerne zu Einzelfragen an. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.
Die E-Rechnung ist da.
So gelingt die Zusammenarbeit mit uns, als Ihrem Berater.
Einleitung
Die Verpflichtung zur Annahme von E-Rechnungen wirft wahrscheinlich einige Fragen bei Ihnen auf: Bin ich betroffen? Was muss ich tun? Welche Voraussetzungen sind erforderlich? Diese und viele weitere Fragen beantworten wir in diesem Whitepaper.
Vorab: Mit Ihrem Steuerberater oder Buchhalter haben Sie einen erfahrenen Partner an Ihrer Seite. Gemeinsam können Sie schon jetzt wichtige Vorbereitungen treffen. Den Rest übernehmen wir. Mit Agenda sind Sie pünktlich bereit, E-Rechnungen zu empfangen.
Lassen Sie uns diesen Weg gemeinsam erfolgreich gehen!
Die E-Rechnung
Wichtige Informationen
Ab dem 1. Januar 2025 wurde der Empfang von elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen) im B2B-Bereich verpflichtend. Diese Änderung ist Teil des Wachstumschancengesetzes der Bundesregierung, das die Wettbewerbsfähigkeit stär-ken und Deutschland als Wirtschaftsstandort fördern soll.
Die Einführung der E-Rechnungspflicht soll auch dazu beitragen, den Umsatzsteuerbetrug einzudämmen. Ein Meldesystem zur Übermittlung der Rechnungsdaten an die Finanzverwaltung ist ebenfalls in Planung.
Wichtige Termine:
Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
Papier- und PDF-Rechnungen sind weiterhin zulässig, sofern der Empfänger zustimmt.
Papier- und PDF-Rechnungen sind nur zulässig, wenn der Empfänger zustimmt und der Rechnungssteller einen Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro
aufweist.
Für alle Unternehmer gilt die E-Rechnungspflicht. Die Erstellung und Übermittlung von E-Rechnungen ist dann zwingend*.
*Kleinbetragsrechnungen (unter 250 Euro brutto) und Fahrausweise sind von dieser Pflicht ausgenommen.
Eine PDF ist keine E-Rechnung
Man könnte meinen, dass PDF-Rechnungen als E-Rechnungen gelten, da sie digital sind. Doch das ist falsch. Elektronische Rechnungen müssen bestimmte Anforderungen erfüllen, die in der Europäischen Norm EN 16931 festgelegt sind. E-Rechnungen sind immer in einem strukturierten, elektronischen Format, was maschinelle Lesbarkeit und automatische Weiterverarbeitung ermöglicht.
Formate wie ZUGFeRD und XRechnung erfüllen diese Norm. Andere Formate wie PDFs oder Papier-Rechnungen hingegen nicht. Die Tabelle unten verdeutlicht die Unterschiede_
Gut zu wissen:
In den Agenda-Anwendungen können Sie weiterhin verschiedene Formate verarbeiten, darunter PDF-Rechnungen, gescannte Belege sowie ZUGFeRD und XRechnung.
Agenda erstellt für E-Rechnungen ein Belegbild, das im Digitalen Belegbuchen für die Sichtprüfung verwendet werden kann.
E-Rechnungen empfangen
So wird es einfach
Die Verpflichtung zur Annahme von E-Rechnungen verändert Ihren Rechnungseingangsprozess erheblich. Mit Agenda sind Sie jedoch bestens vorbereitet und erfüllen alle Anforderungen ab dem 01.01.2025. Folgende Tools helfen Ihnen dabei:
Unverzichtbar:
Digitales Belegbuchen
Diese Cloud-Anwendung benötigen Sie, um Rechnungen in jedem Format digital anzunehmen und mit Ihrem Steuerberater oder Buchhalter zusammenzuarbeiten. Sie können Ihre Belege einfach per Drag & Drop ins System hochladen, dort prüfen und direkt daraus bezahlen, bevor Sie sie an Ihren Berater weiterleiten. Alle freigegebenen Dokumente werden GoBD-konform archiviert und sind durch die Volltextsuche leicht auffindbar.
Übrigens:
PDF- und E-Rechnungen müssen digital archiviert werden, was Sie mit dem Belegarchiv problemlos umsetzen. Wir schalten Ihnen diese Cloud-Anwendung frei, falls bisher noch nicht erfolgt.
Sprechen Sie mit uns. Je eher um so besser. Wir sollten keine Zeit verlieren.
Unsere Empfehlungen für einen noch effizienteren Prozess
InvoiceHub
Automatischer Belegimport per E-Mail:
Mit diesem neuen Produkt importieren Sie Ihre digitalen Belege automatisch per E-Mail ins Digitale Belegbuchen, was besonders bei hohen Belegmengen viel Zeit spart. Ab 2025 bietet der InvoiceHub zusätzliche Funktionen, wie die automatische Prüfung von Rechnungen gemäß UStG sowie einen automatisierten Freigabeprozess.
Connect-Partner
Automatischer Import aus Vorsystemen:
Nutzen Sie andere Vorsysteme? Dann können Sie Ihre Belege über die Connect-Schnittstelle automatisch in das Digitale Belegbuchen importieren. Eine Übersicht der Agenda Connect-Partner finden Sie unter: agenda-mandanten.de/partner.
Verfahrensdokumentation:
Diese Dokumentation gewährleistet, dass das Belegarchiv allen Anforderungen einer Betriebsprüfung standhält. Den InvoiceHub können Sie ab Q4 2024 über den Agenda Online-Shop lizenzieren, die Verfahrensdokumentation ab 2025.
Im Überblick
Der neue Rechnungseingangsprozess:
Fragen und Antworten:
Wie nehme ich E-Rechnungen an?
Über den InvoiceHub, die Agenda-Connect-Partner oder per Drag & Drop.
Wie prüfe ich E-Rechnungen?
Mit dem Digitalen Belegbuchen können Sie XRechnungen und ZUGFeRD-Formate visuell prüfen.
Kann ich weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen annehmen?
Ja, bis Ende 2027 ist das unter bestimmten Bedingungen möglich.
Kann ich E-Rechnungen ausdrucken?
Nein, die digitale Datei gilt als Original.
Kann ich E-Rechnungen versenden?
Der Versand ist ab 2027 verpflichtend, mit Agenda-Faktura oder jeder anderen leistungsfähigen Fakturierungssoftware aber schon heute möglich.
So wird es klappen
Ihre nächsten Schritte
Sie sollten jetzt Ihren Prozess digitalisieren:
Warten Sie nicht, bis Sie Ihre erste E-Rechnung erhalten. Fangen Sie jetzt damit an, Ihren Prozess für Rechnungseingänge umzustellen. Dann müssen Sie auch nichts mehr stempeln und scannen.
Sprechen Sie uns auf das digitale Belegbuchen an:
Für den Empfang von E-Rechnungen benötigen Sie das digitale Belegbuchen, welches wir Ihnen freischalten. Dann melden Sie sich ganz einfach im Unternehmensportal an.
Mehr Informationen und Anleitungen in Bezug auf die E-Rechnung finden Sie unter agenda-mandanten.de/e-rechnung
Sie haben es geschafft! Jetzt sind Sie schon soweit:
Sie sind perfekt für den 01.01.2025 vorbereitet.
Q4/2024 – Agenda InvoiceHub lizenzieren:
Den Agenda InvoiceHub können Sie im Herbst 2024 selbst über den Agenda Online-Shop lizenzieren. Er macht Ihnen den Arbeitsalltag gerade bei vielen Belegen um vieles einfacher.
Erstellen der Verfahrensdokumentation:
Besonders wichtig: Sie und wir erstellen gemeinsam die Verfahrensdokumentation, um eine komplett revisionssichere Archivierung zu gewährleisten. Betriebsprüfer werden hier künftig noch genauer ein Auge drauf haben.
Wunderbar!
Sie sind bereit für die E-Rechnung.
Sie können nun E-Rechnungen nach allen Vorgaben annehmen.
Sie handeln nun vollständig digital und damit schneller und zeitgemäßer.
Damit besitzen Sie nun alle Werkzeuge, um den Anforderungen einer Betriebsprüfung zu gerecht zu werden.
